© 2019 Nord-Norske Bildende Kunstnere / NNBK​  | Web adm.  Ina Otzko

VERV

VEILEDNINGER

VEILEDNING FOR STYREARBEID I NNBK

Sist endret mai 2018

NNBK VEDTEKTER § 7. STYRET

 

§ 7-1. Styret er NNBKs øverste organ mellom årsmøtene. Styret velger selv sin nestleder. Styret består av leder, nestleder, to styremedlemmer og tre varamedlemmer.

 

§ 7-2. Styret leder og har ansvar for NNBKs virksomhet, med unntak av de oppgaver som etter vedtektene er tillagt Årsmøtet (§ 5), Nominasjonsutvalget (§8), Juryen (§ 9).

Styret har ansvar for gjennomføring av vedtak fattet på Årsmøtet. Styret kan oppnevne arbeidsgrupper etter behov.

 

§ 7-3. Styret innkalles og sakspapirer sendes ut, i god tid før styremøtet. Det skal føres referat fra styremøtene. Innkalling, saksliste og referat gjøres fortløpende tilgjengelig for medlemmene etter forespørsel. Medlemmene informeres om styrets aktivitet i løpet av året.

 

§ 7-4. Styret er beslutningsdyktig når minst 2/3 av medlemmer eller vara, herunder også leder eller nestleder, er til stede. Alle vedtak treffes med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er leders eller, i dennes fravær, nestleders stemme avgjørende.                                                                                                                                                               

 

STYREINSTRUKS FOR NNBK

 

Styrearbeid

Styrearbeidet i NNBK - Nord Norske Bildende Kunstnere skal følge denne styreinstruksen. Styret kan i enkeltsaker vedta å fravike instruksen.

 

Møteplan, innkalling, med mer

Styreleder skal etter ny konstituering sammen med styret sette opp et forslag til møteplan for kommende styremøter i styreperioden. Det skal avholdes minimum ett møte pr. kvartal og utover det etter behov.

 

Styreleder innkaller styremedlemmene skriftlig og med tilstrekkelig varsel, avhengig av styresakenes omfang og karakter. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles.

Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene skal, så snart som mulig, varsle styrets leder som innkaller eventuelle vararepresentanter.

 

Saksforberedelse og dokumentasjon

Styreleder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle. Saksdokumentene skal være styremedlemmene i hende i tilstrekkelig tid før styremøtene, med mindre særlige forhold foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt forslag til vedtak.

 

Behandling i møte

Styreleder er møteleder.

 

Styreleder, eller den han/hun peker ut skal stå for presentasjon av den enkelte styresak. 

 

Styret kan treffe beslutning når mer enn halvparten av styremedlemmene er til stede i møtet, eller på annen måte deltar i styrebehandlingen (med mindre vedtektene fastsetter strengere krav). Styret kan likevel ikke treffe beslutning uten at alle styremedlemmene er gitt anledning til å delta i behandlingen av saken.

 

Styrebeslutning treffes ved flertallsvedtak blant de som deltar i behandlingen av saken. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for (jf. Aksjelovens § 6-25 om alminnelig flertallskrav).

 

Styrebehandling uten møte

Saker som betryggende kan behandles i telefonkonferanse, skype eller på den måten styrets leder bestemmer i samråd med øvrige styremedlemmer.

 

Saker av vesentlig betydning for organisasjonen kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger.

 

Saker som skal styrebehandles - styrets myndighet

 

Styret skal:

 

  1. Fastlegge retningslinjer for arbeidsfordeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret.

  2. Føre tilsyn med styrets forvaltning av organisasjonens ressurser.

  3. Ha en kontinuerlig dialog med kasserer for budsjett og rapportering, organisasjonens likviditet, investeringer og særlige risikoer og vurdere behov for revidering av budsjett ved avvik.

  4. Vedta og underskrive organisasjonens årsregnskap.

 

Innkalling til Årsmøtet

Innkalling med dagsorden skal skje minst to måneder før Årsmøtet. Saker til Årsmøtet fremmes til Styret og må være innkommet 4 uker før Årsmøtet. Dagsorden med samtlige sakspapirer sendes ut minst 2 uker før møtet. Bare saker som er fremmet på denne måten kan tas opp på Årsmøtet. Påmeldingsskjema sendes medlemmene, kun fullstendig utfylte skjema bekrefter påmelding, egenandel og evt. enkeltromstillegg skal være innbetalt innen årsmøtet om ikke annet er avtalt.

 

Vedlegg til styreinstruks

På generell bakgrunn kan vi si at et styre har seks særtrekk som de må ivareta om de skal løse de oppgavene som pålegges styret. Disse særtrekkene er:

 

  • Styret er et kollegialt organ.

Det vil si at hva formell autoritet angår, rangerer alle styrets medlemmer likt. Styreleder er kun den ”første blant likemenn”. Han/hun har bare administrativ myndighet til å avgjøre når og hvor styret skal møtes, noe som normalt gjøres i samråd med de øvrige styremedlemmene. Når styreleder uttaler seg eller opptrer på styrets vegne, er det etter fullmakt fra styrets øvrige medlemmer.

 

  • Styret er en samarbeidende gruppe.

Det betyr to ting; for det første må et styre handle i fellesskap, altså som en samlet enhet, etter forutgående overlegning. Dernest fungerer styret som en samlet enhet bare i styremøtene, dvs. når styret er samlet. Utenfor styrerommet har verken styreleder eller noen av de andre styremedlemmene noen formell makt, hvis det ikke foreligger spesielle fullmakter.

 

  • Styreansvar er individuelt.

Mens styrets oppgaver er kollektive, er det strafferettslige og sivilrettslige ansvaret individuelt. Det betyr at den enkelte har ansvar som om han/hun var alene med ansvaret. Hva ansvaret angår, er det altså ingen forskjell på styrets leder og det enkelte medlem.

 

  • Styret har et beslutningsansvar.

Styret er definert som organisasjonens overordnede ledelse. Ledelse vil blant annet si å ta beslutninger – ved at styret drar opp organisasjonens overordnede mål, strategi, budsjett, organisasjonsform og handlingsplaner.

 

  • Styret kan ikke gjennomføre egne beslutninger.

Styret må altså utøve sin myndighet gjennom et styrevedtak. Styret verken bør, eller må gå direkte inn i organisasjonen og forbi den som er gitt et oppdrag gjennom et styrevedtak. Hovedregelen er at styret skal beslutte i saker som er av uvanlig art eller av en viss størrelse, eller av større betydning for organisasjonen som helhet.

 

  • Styret er valgt av medlemmene for å ivareta organisasjonen.

Det betyr at det ikke er rom for ”særinteresser” i styrets forhandlinger. Det er hele tiden organisasjonens beste, etter en samlet vurdering, som er det overordnede syn. Konsekvensen av dette syn er at styrets medlemmer må være frie og uavhengige, uten personlige bindinger eller interesser i selskapet. Det følger også av dette at styrets representanter ikke ”representerer” enkeltpersoner, men organisasjonen.

 

 

Generelle faglige krav til et styremedlem, uavhengig av verv

 

  • Et styremedlem skal fokusere på helhet og sammenheng, og bidra med sin kompetanse på utvalgte områder hvor organisasjonens suksessfaktorer finnes.

 

  • Et styremedlem må ha kunnskap om, kontakt med og interesse for organisasjonen i sin helhet og alle forhold som omgir NNBK.

 

  • Et styremedlem må kjenne og akseptere organisasjonens visjon og handlingsplan for å kunne bidra konstruktivt i vervet.

  • Et styremedlem må ha forståelse for organisasjonen ”produkt og tjenester” – sett med medlemmenes øyne.

 

  • Et styremedlem må kunne lese et regnskap, samt ha forståelse for hva talloppstillingen og tallrelasjoner uttrykker.

 

  • Et styremedlem må kjenne det sivilrettslige og strafferettslige ansvaret som ethvert styreverv innebærer.

 

  • Et styremedlem må kjenne styrets rolle, hvilket vil si styre og ikke lede organisasjonen.

 

 

 Hvordan arbeide rent praktisk i styret
 

Vedtektene til NNBK samt Handlingsplanen er styrets arbeidsdokumenter.

 

Styremedlemmene får innkalling til styremøter etter en møteplan som styret blir enige om.

Saksliste med saksdokumenter til møtene skal sendes ut til styremedlemmene samt vararepresentantene i tilstrekkelig tid før møtene slik at man kan sette seg inn i sakene.

 

Alle medlemmer i NNBK samt styremedlemmer kan fremme saker til styret i NNBK

 

Styremøtereferat føres av styrets sekretær under møtene. Her står også hvem som har ansvaret for at vedtakene blir gjennomført.

 

Styremøtereferat sendes styremedlemmer, varamedlemmer, styreleder i NKNN og NNKS og administrasjon i NNKS for arkivering.

 

Styret honoreres etter en sats på kr. 350,-  pr. time for styremøter og andre møter. Styret får refundert faktiske reiseutgifter og kost etter kvittering.

Styreleder honoreres med kr. 60.000 per år. (Justert opp etter vedtatt på årsmøte i 2018) Styremedlemmer honoreres med kr. 10.000 pr. år